De vijfde Outdoor Office Day was dit jaar weer grootser aangepakt. Complete teams verruilden hun kantoor voor een dag vergaderen in de open lucht. Een uit de hand gelopen grap? Volgens de bedenkster schuilt er achter de lolligheid een serieuze boodschap. ‘We worden betere mensen als we naar buiten gaan. Met een wandelmeeting, een staand overleg of een overleg aan een picktafel op de route.’
‘We zijn niet geboren om in een kubus te zitten’
Het Haagse Bos biedt alle ruimte voor ontmoetingen en vertier. Zo ook op een donderdagmiddag in juni. Een open plek werd bevolkt door luidruchtige tieners die net hadden gehoord dat ze waren geslaagd. Even verderop loodsten ouders en grootouders kleuters over een soort klimparcours tussen de bomen. Op de paden streden fietsers en wandelaars om voorrang. Tot zover de min of meer gewone taferelen voor stadsparkachtige omgevingen.
Bij de volgende open plek moest je twee keer kijken om te kunnen benoemen wat er gaande was. Groepen volwassenen aan tafels met een flipover erbij, opvallend veel duo’s verzonken in gesprek op bankjes. In de hoek onder een boom een hip koffiekarretje. Dit alles bleek een pop-up openluchtkantoor voor Outdoor Office Day, een initiatief om kantoormedewerkers onder het systeemplafond vandaan te halen en weg van het kunstlicht. Behalve in Den Haag waren er ook dergelijke werkdagen in de frisse lucht in andere steden, ook in het buitenland.
Te veel binnen
Het idee voor de speciale dag komt van sociaal psycholoog Ioana Biris. Zodra het weer het toelaat verplaatst ze haar werkplek naar de stoep vóór het Amsterdamse pand waarin haar bureau gevestigd zit. ‘Ja, alweer de vijfde keer Outdoor Office Day. Het was eerst een soort grap, maar ik heb er steeds meer mensen bij kunnen betrekken en nu loopt het. We hebben mensen die meewerken en wat geld om er aandacht voor te vragen.’
Haar gedachte is simpelweg dat kantoorwerk niet altijd een kantoor in een gebouw vereist. Biris: ‘We zitten te veel binnen als we werken. Dat is ook een cultuurdingetje, buiten zijn wordt gezien als vrije tijd. Maar tijdens de lunch gaan we wel naar buiten, waarom dan geen werktaken buiten doen? Natuurlijk kan het niet altijd en kan niet iedereen zomaar weg. Een chirurg kan niet buiten werken, maar hij kan wel buiten een collega ontmoeten voor overleg.’
Ambassadeur
Adviseur bij het Rijksvastgoedbedrijf Maurice Pahladsingh hoefde niet lang na te denken over zijn deelname aan de Outdoor Office Day 2023. ‘Vorig jaar heb ik het ook gedaan en dat was goed bevallen’, vertelt hij op de dag zelf, in de schaduw onder de bladeren. ‘Ik ben zelfs een soort ambassadeur geworden voor het gericht naar buiten gaan. Werken op kantoor is natuurlijk primair, maar nu buiten in de frisse lucht vind ik het heerlijk. Dit is misschien wel een soort kantoor van de toekomst. En kijk, er zijn ook speciale stoelen met een plank waarop je je laptop zou kunnen zetten.’
Zijn team heeft de laptops vandaag volledig dichtgeklapt gelaten. Pahladsingh:
‘We hebben hier de hele dag gesproken over hóe we ons werk doen. Wat komt er op ons af? Hoe gaan we verder? We werken veel individueel en kwamen erachter dat er veel is wat we samen kunnen doen. Het voordeel is dat we elkaar ook als mens beter hebben leren kennen, op een informelere manier.’
‘Probeer het eens’
Volgens de adviseur willen zijn collega’s vaker naar buiten. ‘Iedereen was enthousiast. Voor mij is het niet zozeer dat we binnen naar buiten verplaatsen, dit grasveld in het bos is niet de vervanging van kantoor. Maar door hier te zijn doe je een klein stapje terug uit je routine en werk je aan onderling vertrouwen. Ik zou tegen anderen willen zeggen: ‘probeer het eens’. Ga gewoon onbevangen een dag naar buiten. Ik denk dat ik er vandaag een stuk of zeven nieuwe ambassadeurs bij heb gekregen onder mijn collega’s.’
Bedenker Ioana Biris snapt dat deelnemers in het groene Den Haag enthousiast
zijn. ‘Het Haagse bos is prachtig en ligt dicht bij de overheidskantoren, maar natuurlijk kun je niet overal zo buiten werken. Als je op een bedrijventerrein werkt dan is de omgeving vaak grijs. Elders in de wereld kan buiten zijn zelfs onveilig zijn of synoniem zijn aan ellende.’ Graag denkt de sociaal psycholoog al verder, naar wat er nog meer mogelijk is. ‘Over twintig tot dertig jaar woont driekwart van de wereldbevolking in steden. Daar moeten we nu al over nadenken, over hoe we de steden zo inrichten dat de stad ook je werkplek kan zijn.’
Praktisch
De stad als werkplek lijkt op het lijf geschreven van Jochem Streekstra,
teamleider bij FMHaaglanden. Ook hij is de hele dag buiten geweest op de Outdoor Office Day in Den Haag. Heerlijk vond hij het, vertelt hij een dag later. ‘Het is een neutrale omgeving, je wordt niet gehinderd door andere afleiding dan vogeltjes en fietsers. Dat helpt bij je focus, je hebt meer zuurstof en meer beweging.’ Streekstra hoorde van de buitenwerkdag en pakte het praktisch aan. ‘Ik heb gewoon drie overleggen naar buiten verplaatst. Ik begon met een overleg met acht facilitair adviseurs, daarna had ik een personeelsgesprek met iemand tijdens een wandeling en tot slot nog een MT-overleg waarbij ook iemand online
meedeed.’ Hij vond dat het probleemloos verliep. ‘Ik kreeg van tevoren ook nog
wel bezwaren te horen als “Jochem, waar moeten we helemaal naartoe?”, vertelt
hij lachend. ‘En echt, het was maar tien minuten lopen van kantoor.’
Hij vond buiten overleggen erg relaxt. ‘En tegelijkertijd is het alsof je iets doet
wat niet mag. Zomaar buiten zijn. Maar natuurlijk mag dat wel en de rest van het jaar zitten we gewoon binnen.’
Buitenwerkplekken
Streekstra ziet met zijn facilitaire achtergrond mogelijkheden voor meer buiten werken dan op één Outdoor Office Day in het jaar. ‘Bedenk wandeloverleggen. We zouden daar meer reclame voor moeten maken.’ Voor Den Haag heeft hij zelfs een praktisch voorstel. ‘Maak in de buurt van het Malieveld buitenwerkplekken. Hoe leuk is dat? Vernoem dat naar een oud-minister ofzo.’
Biris is blij met al het enthousiasme. ‘De Outdoor Office Day in Den Haag was natuurlijk een feestje, zeker met alle aandacht en extra’s, maar ook een feestdag om het potentieel te zien.’ Ze blijft graag bij haar uitgangspunt en bij haar droom voor verandering. ‘Het gaat erom dat de sfeer buiten anders is dan in een kantoor. Binnen pak je snel je koffie en dan bam, bam, bam ga je werken. Maar we worden betere mensen als we naar buiten gaan, we zijn niet geboren om in een kubus te zitten.’
Meer informatie
